TMS – Zarządzanie transportem

Lista zawierająca wszystkie potrzebne informacje o miejscu oraz dacie i okienku czasowym załadunku i rozładunku, rodzaju przewożonego towaru, danych spedytora, informacji czy przewóz realizowany jest własnym transportem, czy wykonuje go przewoźnik zewnętrzny, nazwie przewoźnika, kierowcach oraz ciągniku i naczepie.

Widok zleceń, zawierający podstawowe informacje, przedstawiony w postaci karty kalendarza, umożliwiający szybką i wygodną weryfikację statusów realizacji zleceń oraz łatwe i intuicyjne planowanie kolejnych zleceń dla pojazdów.

Pasek narzędziowy do filtrowania oraz wyszukiwania zleceń pozwala odnaleźć i wyświetlić zlecenia według określonych kryteriów: przedziale daty i czasu, etapie, numerze rejestracyjnym pojazdu, numerze zlecenia i innych.

Rejestr (baza) kontrahentów zawiera dane adresowe, handlowe i kontaktowe. System zarządzenia transportem Sigen Fleet wspiera zarówno dyspozytorów, jak i spedytorów umożliwiając przydzielania zleceń pojazdom własnym i podwykonawcom, dlatego kontrahenci identyfikowani są według typów: zleceniodawca lub przewoźnik. Dodatkowo w ramach każdego kontrahenta możemy utworzyć wiele kontaktów, czyli oddziałów lub jednostek z dedykowanymi danymi teleadresowymi.

Tworzenie nowego zlecenia wymaga wprowadzenia lub wybrania z bazy Zleceniodawcy, przydzielenia Spedytora, określenia typu i lokalizacji zlecenia oraz opisu ładunku. Kolejno może zostać przydzielony pojazd własny lub podwykonawca. Wybór pojazdu własnego umożliwia wskazanie ciągnika, naczepy i kierowcy.

Funkcjonalność systemu TMS w aplikacji Sigen Fleet została znacznie zwiększona dzięki zastosowaniu Terminala Kierowcy i pracującej na nim aplikacji Sigen Driver. Kierowca przejmując pojazd, rozpoczyna w terminalu nową Kartę Drogową, a w momencie jej utworzenia w systemie automatycznie zapisywany jest szereg informacji wykorzystywanych do obliczenia rentowności zleceń przewozowych i rozliczenia kierowców: identyfikacja kierowcy, poziom paliwa, stan licznika, naczepa, itp.

W szczegółach pojazdu na głównym widoku mapy znajdują się informacje o realizowanym zleceniu, obejmujące m.in. numer zlecenia, nazwę kontrahenta oraz status zlecenia. W przypadku, gdy status zlecenia jest dojazdem i dostępne są informacje o miejscu docelowym dla zlecenia, na mapie pojawia się linia od bieżącej pozycji pojazdu do miejsca docelowego wraz z odległością do miejsca docelowego, która ułatwia obserwację aktualnie realizowanych zleceń i planowanie kolejnych.

Kolorowy licznik w widoku szczegółów pojazdu informuje o ilości zaplanowanych i przydzielonych dla danego pojazdu zleceń, a jego kolor dostarcza dodatkowej wiedzy na ile dni do przodu zaplanowane są zlecenia dla tego pojazdu. Po najechaniu kursorem na ten licznik pojawia się szczegółowa lista zleceń. Kliknięcie na aktualnie realizowane zlecenie powoduje wyświetlenie okna zleceń z filtrem ustawionym na to konkretne zlecenie.

ETA (Estimated Time of Arrival) czyli czas dojazdu do celu zlecenia transportowego z obliczany jest na podstawie długości zaplanowanej trasy, z uwzględnieniem aktualnych utrudnień w ruchu. Dodatkowo podawana jest konkretna data i czas dojazdu z uwzględnieniem obowiązkowych odpoczynków kierowcy i dopuszczalnego czasu jazdy, zgodnie z rozporządzeniem o czasie jazdy kierowców (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady wraz z jego późniejszymi zmianami. Czasy te są cyklicznie aktualizowane, tak aby dyspozytor w każdym momencie dysponował bieżącą informacją, czy zlecenie transportowe realizowane jest zgodnie z planem.

Harmonogram w prosty i intuicyjny sposób wyświetla kierowcy listę zleceń podzieloną na pojedyncze zadania. Zadania ułożone są w kolejności, w jakiej kierowca ma je realizować, zgodnie z warunkami czasu wprowadzonymi do systemu przez spedytora. Po wybraniu zadania kierowca uzyskuje dostęp do szczegółowych informacji oraz pola w którym wskazuje statusy jego realizacji, które kolejno będą wyświetlały się w systemie TMS spedytora. W zależności od konfiguracji systemu zarządzania transportem, zadania mogą być realizowane równolegle lub sekwencyjnie, czyli kierowca dopiero po zakończeniu jednego zadania może rozpocząć realizację kolejnego.

Na terminalu mogą być zainstalowane mapy PTV, MapTrip, Google Maps. Jeśli do zlecenia dołączony jest punkt adresowy lub korytarz trasy, to kierowca w prosty sposób może wyświetlić trasę dojazdu na mapie, zgodnie z ograniczeniami pojazdu wprowadzonymi w konfiguracji mapy. Mapa może być wykorzystywana autonomicznie przez lub konfiguracja systemu może umożliwić kierowcy jedynie wytyczenie trasy przesłanej przez spedytora.

Nieodłącznym elementem systemu zarządzania transportem (ang. Transport management) jest przesyłanie dokumentów od kierowcy do centrali firmy. Terminal kierowcy umożliwia zrobienie zdjęcia lub skanu dowolnego dokumentu (np. dokumentu transportowego CMR), czy uszkodzenia pojazdu, przeszkody na drodze, zastawionego wjazdu, a kolejno dołączenie go do realizowanego zadania i przesłanie do systemu TMS, gdzie dostęp do niego uzyskują uprawnione osoby: spedytor, dział rozliczeń, dział kadr, czy warsztat.

W momencie przejęcia pojazdu, kierowca wybierając odpowiednią pozycję z menu aplikacji Sigen Drive, rozpoczyna nową Kartę Drogową. W momencie jej utworzenia w systemie automatycznie zapisywany jest szereg informacji wykorzystywanych później do obliczenia rentowności zleceń przewozowych i rozliczenia kierowców. Dane, takie jak: identyfikacja kierowcy, poziom paliwa, stan licznika, naczepa, itp. pobierane są przez system automatycznie i nie wymagają od kierowcy, ani operatorów żadnych dodatkowych działań.

Informacje o dodatkowych kosztach, powstających podczas realizacji zlecenia, mają zasadniczy wpływ na jego rentowność. Ważne jest, aby informacje o planowanych, jak i niespodziewanych wydatkach, docierały do systemu TMS natychmiast i angażowały możliwie mało zasobów. Dzięki przyjaznemu interfejsowi użytkownika i skonfigurowanym słownikom, kierowca szybko i wygodnie wprowadza w terminalu koszty, tankowań, myjni, opłat drogowych i inne, wybierając je spośród dostępnych w menu list czynności, walut i metod płatności. Wprowadzone przez kierowcę informacje natychmiast pojawiają się w systemie TMS i mogą być wykorzystane przez osoby zarządzające transportem.

Funkcja komunikacji, umożliwia dwustronne przesyłanie komunikatów pomiędzy kierowcą i dyspozytorem. Dostępna jest z poziomu głównego widoku programu do zarządzania transportem (aplikacji) Sigen Fleet i umożliwia: komunikację z dowolnym kierowcą, wysyłanie komunikatów grupowych, korzystanie przez wielu operatorów. Posiada też tryb potwierdzania komunikatów przychodzących oraz potwierdzenie z dokładną godziną wysłania wiadomości i czasem odczytania wiadomości przez kierowcę.

Wiadomości mogą być wysyłane zbiorczo do wielu pojazdów. Pojazdy przypisywane są do zdefiniowanych wcześniej grup i oznaczane dowolnymi indywidualnymi etykietami. Dzięki temu wysyłanie wiadomości zbiorczych jest szybkie i proste, bo w polu adresata, zamiast wybierania z długiej listy pojazdów, podajemy nazwę grupy lub odpowiednich etykiet.

Jeśli do pojazdu dołączony jest terminal bezprzewodowy, obok ikony rozmowy pojawia się kropka, której kolor odpowiada statusowi terminala.

Każdy komunikat odebrany z terminala jest w systemie Sigen Fleet widoczny jako nieprzeczytany (pogrubiona czcionka) i uwzględniony w licznikach nieprzeczytanych wiadomości. Dopiero kliknięcie na komunikacie powoduje jego odznaczenie i zmniejszenie liczników nieprzeczytanych wiadomości.